فنون الكتابة للتقارير الإدارية

 
هبه الخولي / القاهرة 

تندرج المذكرة الإدارية والتقارير لقواعد التحرير الإداري المتعلقة بتحرير المراسلات و الوثائق ، غير أنهما تتميزان عن الرسالة باستعمالهما للأسلوب غير المباشر و تقليص نطاق المجاملة على اعتبار أنهما تتضمنان تعليمات و أوامر موجهة من الرئيس إلى مرؤوسيه .
حيث ينبغي استخدام أسلوب إداري يتسم بالصرامة و العقلانية بغرض تحفيز و إقناع المخاطبين، بطريقة تضمن الامتثال للتعليمات و الأوامر الواردة في المذكرة، و يمكن عند الاقتضاء ذكر المبررات و الأسباب الدافعة إلى تحرير المذكرة .
حول المذكرة الإدارية والتقارير
حاضرت الأستاذة أمينة عبد المطلب رئيس الإدارة المركزية للتدريب بالجهاز المركزي للتنظيم والإدارة ” سابقاً ” ومدرب معتمد بالاتحاد الأوربي الورشة التدريبية ” فاعلية التواصل والمراسلات وإعداد التقارير ” ، الذي تنفذه الإدارة المركزية لإعداد القادة الثقافيين برئاسة الدكتورة منال علام ، للعاملين بديوان عام الهيئة والأقاليم الثقافية، موضحة توجب  توخي الإيجاز قدر المستطاع و الاكتفاء بطرح التوجيهات أو المعلومات بصيغ مجملة، و تجنب الاسترسال و التطويل في الشرح و التبرير، مما يؤدي إلى الانحراف بالمذكرة عن مقصدها الأساسي؛ لأنها ، لا تتطلب عملا تحليليا و لا عرضا مفصلا بل هي وثيقة يجري تداولها داخل الإدارة لنقل تعليمات من الرئيس الإداري إلى مرؤوسيه أو لتبليغ معلومات أو توجيهات إلى بعض المستخدمين أو جميعهم.